1. Informação ao utilizador

1.0. Quem é o responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais?

A Aivora Solutions S.L. é a RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO dos dados pessoais do UTILIZADOR e informa-o de que estes dados serão tratados em conformidade com o disposto no Regulamento (UE) 2016/679, de 27 de abril (RGPD), e na Lei Orgânica espanhola 3/2018, de 5 de dezembro (LOPDGDD).

1.1. Para que tratamos os seus dados pessoais?

Para manter uma relação comercial com o utilizador. As operações de tratamento previstas são:

• Envio de comunicações comerciais publicitárias por correio eletrónico, fax, SMS, MMS, redes sociais ou qualquer outro meio eletrónico ou físico, presente ou futuro, que permita realizar comunicações comerciais. Estas comunicações serão realizadas pela RESPONSÁVEL e estarão relacionadas com os seus produtos e serviços, ou com os dos seus colaboradores ou fornecedores com os quais tenha celebrado algum acordo de promoção. Neste caso, os terceiros nunca terão acesso aos dados pessoais.
• Realização de estudos de mercado e análises estatísticas.
• Gestão de pedidos e solicitações, e resposta a consultas ou a qualquer tipo de pedido efetuado pelo UTILIZADOR através de qualquer uma das formas de contacto disponibilizadas no sítio web da RESPONSÁVEL.
• Envio da newsletter online sobre novidades, ofertas e promoções da nossa atividade.

1.2. Com que fundamento podemos tratar os seus dados pessoais?

O tratamento é lícito nos termos do artigo 6.º do RGPD, da seguinte forma:

• Com o consentimento do UTILIZADOR: envio de comunicações comerciais e da newsletter.
• Com base no interesse legítimo da RESPONSÁVEL: realização de estudos de mercado, análises estatísticas, etc., e gestão de pedidos, solicitações, etc., a pedido do UTILIZADOR.

1.3. Durante quanto tempo conservaremos os seus dados pessoais?

Os dados serão conservados apenas durante o tempo necessário para cumprir a finalidade do tratamento ou enquanto existirem obrigações legais que exijam a sua conservação e, quando deixarem de ser necessários, serão apagados com medidas de segurança adequadas para garantir a anonimização dos dados ou a sua destruição total.

1.4. A quem comunicamos os seus dados pessoais?

Não está prevista qualquer comunicação de dados pessoais a terceiros, salvo, quando necessário para o desenvolvimento e a execução das finalidades do tratamento, aos nossos prestadores de serviços relacionados com comunicações, com os quais a RESPONSÁVEL celebrou os acordos de confidencialidade e os contratos de subcontratação exigidos pela legislação de privacidade em vigor.

1.5. Quais são os seus direitos?

Os direitos que assistem ao UTILIZADOR são:

• Direito a retirar o consentimento a qualquer momento.
• Direito de acesso, retificação, portabilidade e apagamento dos seus dados, e de limitação ou oposição ao seu tratamento.
• Direito a apresentar reclamação junto da autoridade de controlo (www.aepd.es) ou da autoridade de controlo do Estado-Membro da sua residência habitual, que em Portugal é a Comissão Nacional de Proteção de Dados (www.cnpd.pt), se considerar que o tratamento não cumpre a legislação em vigor.

1.6. Dados de contacto para exercer os seus direitos:

Aivora Solutions S.L. Calle Santa María Magdalena, 10-12, 28016 Madrid (Espanha). Correio eletrónico: rsgsi@aivora.ai

1.7. Como pode solicitar a eliminação da sua conta e dos seus dados pessoais?

A aplicação Aivora é uma ferramenta profissional. As contas de acesso não são criadas através de registo livre nem podem ser criadas ou eliminadas diretamente pelo concessionário: são criadas e eliminadas pela Aivora a pedido da empresa que contrata o serviço, para o seu pessoal autorizado. Esta secção refere-se à eliminação dessa conta de utilizador e dos dados pessoais a ela associados.

Como solicitar

1. Envie um correio eletrónico para rsgsi@aivora.ai com o assunto «Pedido de eliminação de conta».
2. Indique o seu nome completo, o endereço de correio eletrónico com que acede à aplicação e o concessionário ou grupo a que pertence.
3. Verificaremos a sua identidade antes de tratar o pedido, para evitar eliminações não autorizadas. Poderemos solicitar-lhe informação adicional exclusivamente para esse fim.
4. Uma vez que a sua conta faz parte do serviço contratado pela sua entidade empregadora, e que a criação e a eliminação de utilizadores são geridas a pedido desta, comunicaremos o seu pedido ao interlocutor designado pelo concessionário antes de eliminarmos o seu acesso. Esta comunicação limita-se ao estritamente necessário e não suspende o prazo de resposta.
5. Confirmaremos por escrito a execução no prazo máximo de um mês a contar da receção do pedido, nos termos do artigo 12.º, n.º 3, do RGPD. Este prazo pode ser prorrogado por mais dois meses em casos de especial complexidade, sendo-lhe comunicado o motivo.

O que é eliminado: a sua conta e perfil de utilizador, as suas credenciais de acesso, os seus dados de contacto profissional, as suas preferências de configuração e os identificadores e dados de utilização associados à sua conta. A eliminação propaga-se às cópias de segurança das nossas bases de dados de produção no prazo máximo de 7 dias, correspondente ao período de retenção configurado no Google Cloud. As gravações de chamadas e os documentos armazenados são apagados de acordo com os prazos indicados abaixo.

O que não é eliminado por esta via: a aplicação é utilizada para gerir a relação entre o concessionário e os seus clientes. Os registos dessa atividade — tarefas, chamadas e respetivas gravações, conversas e documentos fornecidos pelos clientes — são dados que a Aivora trata por conta do concessionário, que é o responsável pelo tratamento. A eliminação da sua conta não apaga esses registos, ainda que o seu nome possa figurar neles como o agente que os atendeu. O seu apagamento rege-se pelo contrato de subcontratação celebrado com o concessionário e é executado quando este o instrua ou no termo do serviço.

O que é conservado e durante quanto tempo: conservaremos bloqueados, acessíveis apenas mediante pedido de autoridade competente ou para a defesa perante reclamações, (i) o registo do seu pedido e da respetiva resolução, como prova de cumprimento, durante 5 anos; e (ii) os registos de acesso e de atividade, durante o tempo exigido pelas nossas obrigações de segurança da informação e de acordo com os prazos de conservação estabelecidos no nosso sistema de gestão de segurança da informação. Se figurar também como contacto contratual ou de faturação do concessionário, conservaremos a documentação contabilística e de faturação durante 6 anos (artigo 30.º do Código de Comércio espanhol) e a informação com relevância fiscal durante 4 anos (artigo 66.º da Lei Geral Tributária espanhola, Lei 58/2003). Decorridos estes prazos, os dados são apagados.

Se é cliente de um concessionário e não utilizador da aplicação: não tem conta na Aivora. Dirija o seu pedido de apagamento ao concessionário com o qual se relaciona, que é o responsável pelo tratamento dos seus dados; a Aivora prestar-lhe-á assistência na qualidade de subcontratante.

2. Caráter obrigatório ou facultativo da informação fornecida pelo utilizador

Os UTILIZADORES, ao assinalarem as caixas correspondentes e ao introduzirem dados nos campos marcados com asterisco (*) no formulário de contacto ou nos formulários de descarga, aceitam expressamente e de forma livre e inequívoca que os seus dados são necessários para que o prestador atenda o seu pedido, sendo facultativa a inclusão de dados nos restantes campos. O UTILIZADOR garante que os dados pessoais fornecidos à RESPONSÁVEL são verdadeiros e responsabiliza-se por comunicar qualquer alteração dos mesmos.

A RESPONSÁVEL informa que todos os dados solicitados através do sítio web são obrigatórios, uma vez que são necessários para a prestação de um serviço adequado ao UTILIZADOR. Caso não sejam fornecidos todos os dados, não se garante que a informação e os serviços prestados se ajustem totalmente às suas necessidades.

3. Medidas de segurança

Em conformidade com o disposto na legislação em vigor em matéria de proteção de dados pessoais, a RESPONSÁVEL cumpre todas as disposições do RGPD e da LOPDGDD relativas ao tratamento dos dados pessoais sob a sua responsabilidade e, em particular, os princípios previstos no artigo 5.º do RGPD, segundo os quais os dados são tratados de forma lícita, leal e transparente em relação ao titular e são adequados, pertinentes e limitados ao necessário relativamente às finalidades para as quais são tratados.

A RESPONSÁVEL garante que implementou políticas técnicas e organizativas adequadas para aplicar as medidas de segurança estabelecidas pelo RGPD e pela LOPDGDD, a fim de proteger os direitos e liberdades dos UTILIZADORES, e que lhes comunicou a informação adequada para que os possam exercer.

Para mais informações sobre as garantias de privacidade, pode contactar a RESPONSÁVEL através de Aivora Solutions S.L., Calle Santa María Magdalena, 10-12, 28016 Madrid (Espanha). Correio eletrónico: rsgsi@aivora.ai