1. Información al usuario

1.0. ¿Quién es el responsable del tratamiento de tus datos personales?

Aivora Solutions S.L. es el RESPONSABLE del tratamiento de los datos personales del USUARIO y le informa de que estos datos serán tratados de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril (GDPR), y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre (LOPDGDD).

1.1. ¿Para qué tratamos tus datos personales?

Para mantener una relación comercial con el usuario. Las operaciones previstas para realizar el tratamiento son:

• Remisión de comunicaciones comerciales publicitarias por e-mail, fax, SMS, MMS, redes sociales o cualquier otro medio electrónico o físico, presente o futuro, que posibilite realizar comunicaciones comerciales. Estas comunicaciones serán realizadas por el RESPONSABLE y estarán relacionadas con sus productos y servicios, o de sus colaboradores o proveedores, con los que este haya alcanzado algún acuerdo de promoción. En este caso, los terceros nunca tendrán acceso a los datos personales.
• Realizar estudios de mercado y análisis estadísticos.
• Tramitar encargos, solicitudes, dar respuesta a las consultas o cualquier tipo de petición que sea realizada por el USUARIO a través de cualquiera de las formas de contacto que se ponen a su disposición en la página web del RESPONSABLE.
• Remitir el boletín informativo online, sobre novedades, ofertas y promociones en nuestra actividad.

1.2. ¿Por qué motivo podemos tratar tus datos personales?

Porque el tratamiento está legitimado por el artículo 6 del GDPR de la siguiente forma:

• Con el consentimiento del USUARIO: remisión de comunicaciones comerciales y del boletín informativo.
• Por interés legítimo del RESPONSABLE: realizar estudios de mercado, análisis estadísticos, etc. y tramitar encargos, solicitudes, etc. a petición del USUARIO.

1.3. ¿Durante cuánto tiempo guardaremos tus datos personales?

Se conservarán durante no más tiempo del necesario para mantener el fin del tratamiento o existan prescripciones legales que dictaminen su custodia y cuando ya no sea necesario para ello, se suprimirán con medidas de seguridad adecuadas para garantizar la anonimización de los datos o la destrucción total de los mismos.

1.4. ¿A quién facilitamos tus datos personales?

No está prevista ninguna comunicación de datos personales a terceros salvo, si fuese necesario para el desarrollo y ejecución de las finalidades del tratamiento, a nuestros proveedores de servicios relacionados con comunicaciones, con los cuales el RESPONSABLE tiene suscritos los contratos de confidencialidad y de encargado de tratamiento exigidos por la normativa vigente de privacidad.

1.5. ¿Cuáles son tus derechos?

Los derechos que asisten al USUARIO son:

• Derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento.
• Derecho de acceso, rectificación, portabilidad y supresión de sus datos, y de limitación u oposición a su tratamiento.
• Derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control (www.aepd.es) si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.

1.6. Datos de contacto para ejercer sus derechos:

Aivora Solutions S.L. Calle Santa María Magdalena, 10-12, 28016 Madrid (España). E-mail: rsgsi@aivora.ai

1.7. ¿Cómo puedes solicitar la eliminación de tu cuenta y de tus datos personales?

La aplicación Aivora es una herramienta profesional. Las cuentas de acceso no se crean mediante registro libre ni pueden ser dadas de alta o de baja directamente por el concesionario: las habilita y las suprime Aivora a petición de la empresa que contrata el servicio, para su personal autorizado. Este apartado se refiere a la eliminación de esa cuenta de usuario y de los datos personales asociados a ella.

Cómo solicitarlo

1. Envía un correo a rsgsi@aivora.ai con el asunto «Solicitud de eliminación de cuenta».
2. Indica tu nombre y apellidos, la dirección de correo electrónico con la que accedes a la aplicación y el concesionario o grupo al que perteneces.
3. Verificaremos tu identidad antes de tramitar la solicitud, para evitar eliminaciones no autorizadas. Podremos pedirte información adicional únicamente con esa finalidad.
4. Puesto que tu cuenta forma parte del servicio contratado por tu empleador, y las altas y bajas de usuarios se gestionan a petición de este, comunicaremos tu solicitud al interlocutor que el concesionario tenga designado, antes de ejecutar la baja de tu acceso. Esta comunicación se limita a lo imprescindible y no suspende el plazo de respuesta.
5. Confirmaremos por escrito la ejecución en un plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud, conforme al artículo 12.3 del RGPD. Este plazo puede prorrogarse dos meses en casos de especial complejidad, informándote del motivo.

Qué se elimina: tu cuenta y perfil de usuario, tus credenciales de acceso, tus datos de contacto profesional, tus preferencias de configuración y los identificadores y datos de uso asociados a tu cuenta. La supresión se propaga a las copias de seguridad de nuestras bases de datos de producción en un plazo máximo de 7 días, correspondiente a la ventana de retención configurada en Google Cloud. Las grabaciones de llamadas y los documentos almacenados se suprimen conforme a los plazos indicados a continuación.

Qué no se elimina por esta vía: la aplicación se utiliza para gestionar la relación entre el concesionario y sus clientes. Los registros de esa actividad —tareas, llamadas y sus grabaciones, conversaciones y documentos aportados por los clientes— son datos que Aivora trata por cuenta del concesionario, que es el responsable del tratamiento. La eliminación de tu cuenta no suprime esos registros, aunque tu nombre pueda figurar en ellos como agente que los atendió. Su supresión se rige por el contrato de encargo del tratamiento suscrito con el concesionario y se ejecuta cuando este lo instruye o al finalizar el servicio.

Qué se conserva y durante cuánto tiempo: conservaremos bloqueados, accesibles solo a requerimiento de autoridad competente o para la defensa frente a reclamaciones, (i) el registro de tu solicitud y de su resolución, como prueba de cumplimiento, durante 5 años; y (ii) los registros de acceso y de actividad, durante el tiempo exigido por nuestras obligaciones de seguridad de la información y conforme a los plazos de conservación establecidos en nuestro sistema de gestión de seguridad de la información. Si además figuras como contacto contractual o de facturación del concesionario, conservaremos la documentación contable y de facturación durante 6 años (art. 30 del Código de Comercio) y la información con relevancia fiscal durante 4 años (art. 66 de la Ley 58/2003). Cumplidos estos plazos, los datos se suprimen.

Si eres cliente de un concesionario y no usuario de la aplicación: no tienes cuenta en Aivora. Dirige tu solicitud de supresión al concesionario con el que te relacionas, que es el responsable de tus datos; Aivora le asistirá como encargada del tratamiento.

2. Carácter obligatorio o facultativo de la información facilitada por el usuario

Los USUARIOS, mediante la marcación de las casillas correspondientes y la entrada de datos en los campos, marcados con un asterisco (*) en el formulario de contacto o presentados en formularios de descarga, aceptan expresamente y de forma libre e inequívoca, que sus datos son necesarios para atender su petición, por parte del prestador, siendo voluntaria la inclusión de datos en los campos restantes. El USUARIO garantiza que los datos personales facilitados al RESPONSABLE son veraces y se hace responsable de comunicar cualquier modificación de los mismos.

El RESPONSABLE informa de que todos los datos solicitados a través del sitio web son obligatorios, ya que son necesarios para la prestación de un servicio óptimo al USUARIO. En caso de que no se faciliten todos los datos, no se garantiza que la información y servicios facilitados sean completamente ajustados a sus necesidades.

3. Medidas de seguridad

Que de conformidad con lo dispuesto en las normativas vigentes en protección de datos personales, el RESPONSABLE está cumpliendo con todas las disposiciones de las normativas GDPR y LOPDGDD para el tratamiento de los datos personales de su responsabilidad, y manifiestamente con los principios descritos en el artículo 5 del GDPR, por los cuales son tratados de manera lícita, leal y transparente en relación con el interesado y adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados.

El RESPONSABLE garantiza que ha implementado políticas técnicas y organizativas apropiadas para aplicar las medidas de seguridad que establecen el GDPR y la LOPDGDD con el fin de proteger los derechos y libertades de los USUARIOS y les ha comunicado la información adecuada para que puedan ejercerlos.

Para más información sobre las garantías de privacidad, puedes dirigirte al RESPONSABLE a través de Aivora Solutions S.L. Calle Santa María Magdalena, 10-12, 28016 Madrid (España). E-mail: rsgsi@aivora.ai